Giải mã quy trình nghiệm thu công trình và hoàn công 2025: Tránh phạt và sai sót pháp lý

Các quy định về nghiệm thu và hoàn công năm 2025 ngày càng siết chặt để đảm bảo chất lượng. Chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến quy trình bị đình trệ, phát sinh chi phí và thậm chí bị xử phạt hành chính.

Bài viết này sẽ "giải mã" toàn bộ quy trình một cách đơn giản và chính xác nhất.

Phân biệt rõ Nghiệm thu và Hoàn công

Đây là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn:

• Nghiệm thu: Là quá trình kiểm tra, thu thập và xác nhận chất lượng trong suốt quá trình thi công (nghiệm thu vật liệu, nghiệm thu giai đoạn) và sau khi hoàn thành. Đây là công việc kỹ thuật, diễn ra giữa chủ đầu tư, nhà thầu, và tư vấn giám sát.
• Hoàn công (hay Hoàn tất công trình): Là một thủ tục hành chính, sử dụng kết quả của việc nghiệm thu (Biên bản nghiệm thu hoàn thành) để trình báo với cơ quan nhà nước, nhằm mục đích cập nhật thay đổi về tài sản trên đất vào Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Nói đơn giản: Phải nghiệm thu đạt chất lượng thì mới đủ điều kiện để làm thủ tục hoàn công.

Quy trình Nghiệm thu công trình 2025 (Các bước bắt buộc)

Quy trình nghiệm thu được chia thành nhiều giai đoạn. Theo quy định mới, vai trò của tư vấn giám sát và nhà thầu vô cùng quan trọng.

1. Nghiệm thu vật liệu đầu vào

Tất cả vật liệu (thép, xi măng, gạch, cát...) trước khi đưa vào công trình đều phải được kiểm tra chứng chỉ xuất xưởng (CO), chứng chỉ chất lượng (CQ) và lấy mẫu thí nghiệm (nếu cần). Nhà thầu phải trình chủ đầu tư và tư vấn giám sát phê duyệt mới được sử dụng.

2. Nghiệm thu công việc xây dựng

Sau khi hoàn thành một công việc (ví dụ: đổ bê tông xong 1 sàn, xây xong 1 bức tường), nhà thầu phải tự kiểm tra và thông báo cho giám sát để tiến hành nghiệm thu công việc đó.

3. Nghiệm thu giai đoạn (Bộ phận khuất)

Đây là bước cực kỳ quan trọng. Các bộ phận công trình sẽ bị che khuất (như cốt thép móng, cốt thép dầm sàn trước khi đổ bê tông, đường ống điện nước âm tường) bắt buộc phải được nghiệm thu và ký biên bản trước khi tiến hành công việc tiếp theo. Nếu bỏ qua bước này, hồ sơ hoàn công sau này sẽ không hợp lệ.

4. Nghiệm thu hoàn thành hạng mục/công trình

Khi công trình đã hoàn tất 100% theo thiết kế, chủ đầu tư sẽ tổ chức nghiệm thu lần cuối. Thành phần bao gồm: Chủ đầu tư, đơn vị thi công xây dựng, đơn vị tư vấn giám sát, và đơn vị thiết kế.

• Biên bản nghiệm thu hoàn thành đưa công trình vào sử dụng là văn bản pháp lý quan trọng nhất để làm thủ tục hoàn công.

Hồ sơ thủ tục hoàn công 2025 cần những gì?

Sau khi có Biên bản nghiệm thu hoàn thành, chủ đầu tư cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý để nộp cho cơ quan nhà nước.

Đối với nhà ở riêng lẻ:

1. Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (theo mẫu).
2. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ, Sổ hồng - bản gốc).
3. Giấy phép xây dựng (bản sao y).
4. Bản vẽ thiết kế xin phép xây dựng (bản sao y có đóng dấu của cơ quan cấp phép).
5. Bản vẽ hoàn công: Đây là bản vẽ thể hiện chính xác kích thước, vị trí công trình thực tế đã thi công (có thể khác một vài chi tiết nhỏ so với bản vẽ xin phép, nhưng không được sai về quy mô, mật độ).
6. Hợp đồng thi công với đơn vị có chức năng (nếu có).
7. Biên bản nghiệm thu hoàn thành đưa công trình vào sử dụng.

Đối với công trình công nghiệp (Nhà xưởng, nhà máy): Hồ sơ sẽ phức tạp hơn rất nhiều, ngoài các giấy tờ cơ bản như trên, cần bổ sung: 8. Văn bản nghiệm thu về PCCC của cơ quan Cảnh sát PCCC. 9. Văn bản chấp thuận vận hành thử nghiệm hoặc giấy phép môi trường (thay thế cho ĐTM). 10. Hồ sơ quản lý chất lượng, nhật ký thi công và các biên bản nghiệm thu giai đoạn.

Việc chuẩn bị hồ sơ hoàn công cho nhà xưởng thường đòi hỏi một đơn vị chuyên nghiệp về dịch vụ pháp lý xây dựng.

Tại sao công trình phải hoàn công?

• Giá trị pháp lý: Là điều kiện để được cấp đổi Sổ hồng, trong đó thể hiện tài sản là "nhà ở" hoặc "công trình xây dựng" trên đất. Đây là tài sản hợp pháp của bạn.
• Giá trị tài sản: Một công trình đã hoàn công có giá trị cao hơn hẳn khi giao dịch (mua bán, chuyển nhượng) hoặc thế chấp ngân hàng, vì nó rõ ràng về mặt pháp lý.
• Tránh bị phạt: Nếu xây dựng xong mà không làm thủ tục hoàn công (trong khi thực tế xây dựng đúng phép), bạn có thể bị phạt hành chính vì không thực hiện đúng quy trình báo cáo.

Rủi ro khi không thể hoàn công (hoặc cố tình không làm)

Rủi ro lớn nhất là khi bạn xây dựng sai phép. Ví dụ, giấy phép 3 tầng nhưng bạn xây 4 tầng, hoặc xây lấn ra khoảng lùi.

• Bị xử phạt nặng: Mức phạt cho hành vi xây dựng sai phép rất cao.
• Buộc tháo dỡ: Cơ quan chức năng có quyền yêu cầu chủ đầu tư tự tháo dỡ phần xây dựng vi phạm. Nếu không chấp hành sẽ bị cưỡng chế tháo dỡ.
• Không thể ra sổ: Công trình sẽ không bao giờ được pháp luật công nhận.
• Khó khăn khi bán: Việc mua bán chỉ có thể thực hiện "mua bán đất", giá trị công trình trên đất gần như bằng không về mặt pháp lý.

Để tránh mọi rắc rối, cách tốt nhất là tuân thủ 100% giấy phép xây dựng đã được cấp và hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, hoàn công ngay sau khi kết thúc thi công. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy, các công ty xây dựng công nghiệp chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lo liệu toàn bộ các thủ tục phức tạp này.